忘年会の会計報告は、発生した費用を当日会計＆当日徴収すれば、
収支に差が出ないので報告内容もそれほど複雑にはならないでしょう。
けれども事前徴収した場合、当日になって金額が合わないことがあり、
（お金が余ることがあり）、そんな時はしっかりと
後日の会計報告で忘年会参加者に対して周知しなければいけません。
余剰資金がどのくらい発生して、
余剰資金をどのように使うのか？というのを
会計報告の中できちんと明記するまでが、
忘年会幹事の大事な仕事と言えるでしょう。
ただもちろん、会社の同期だけとか、
仲の良い人だけが集まる小規模な忘年会であれば、
わざわざ会計報告をする必要はないでしょう。
卒業２０年後の同期会だったり、
様々な役職の人が集まる会社の公式な忘年会などでは、
大きな金額が動くし、寸志を用意してくる人もいるので、
会計報告をしたほうが、忘年会参加者の気持ちもすっきりしますね。
当日徴収の場合の忘年会会計報告
ただでさえ忙しい幹事の仕事が増えるので、
忘年会費用を当日徴収するのはあまりおすすめはしませんが、
会計報告をする分には、当日徴収はかなり便利です。
当日徴収と言っても、忘年会会場に受付を設置して
事前に忘年会費用を徴収するのではなくて、
予約したお店から請求された金額を参加者全員で
ほぼ割り勘するような場合、
収支がずれることはほとんどないでしょう。
一般的には支出を若干上回るように
百円単位で徴収金額を決定。
人数が多ければ多いほど余剰金が増えることはあるものの、
それでも、数千円単位の余剰金が出る程度。
そのまま二次会に流用しても構わないし、
次回の飲み会費用に回しても構いません。
ただいずれにしても、余剰金がいくら発生して、
余剰金はどうなったのか？を、
会計報告で忘年会参加者に周知しなければいけません。
事前徴収の場合の忘年会会計報告
事前徴収の場合だと、
あらかじめ１人あたりの予約費用は決まっているだろうし、
人数もだいたい把握できているので、
収支の概算も把握することができますね。
ただ、忘年会当日になってみると、
計上し忘れていた余興ゲームの費用が発覚したり、
逆に寸志を頂いたりするようなこともあります。
当日に発生した収支のずれもきちんと反映して
会計報告をしなければいけません。
忘年会当日に寸志を頂いたら？
忘年会当日になって、
事前徴収した忘年会参加費とは別に寸志（心づけ）をもらったり、
忘年会参加費を多めに払ってくれる人が出てくるものです。
そういった場合には、
多くもらった分をキチンと会計報告の中で
報告するようにしましょう。
会計報告には収入の部と支出の部の２つがありますから、
収入の部の方に誰からいくらもらったのか？を、
記載するようにしましょう。
忘年会で余った予算（余剰金）をどうする？
当日徴収だと余剰金はそれほど発生することはないでしょうが、
事前徴収だと、１万円を超える余剰金が発生することもあります。
ただ、忘年会で余剰金が発生した場合には、
金額の大小にかかわらず会計報告にまとめたほうが、
忘年会参加者にモヤモヤとした気分を残さずに済みます。
余剰金の取り扱いに関しては、幹事の判断に委ねられますが、
新入社員で幹事を任されていた場合には、
先輩社員や上司に相談をするのが良いでしょう。
忘年会の２次会の費用に回したり、
もしくは次回の飲み会（会社の公式行事など）に回すなどなど、
忘年会の余剰資金の使い方を決めて、
会計報告の中に記載するようにしましょう。
残金の端数切り捨てについて
余剰金が１００円単位で発生したわけではなく、
１円や１０円単位での端数となった場合。
１円や１０円単位で割り勘や返金は、
支払う方も集金する方もさすがに手間がかかって面倒です。
１００円未満は切り捨てもしくは切り上げをして
割り勘や返金をしても良いですし、
計算が面倒ならば全部、「次回の飲み会繰り越し」
にしてしまうのが良いでしょう。
忘年会の会計報告メール例文テンプレート
忘年会の会計報告をメールなどにまとめる場合、
収支表をある程度まで作成しておくと便利です。
特に事前徴収する場合には、
支出も収入も事前に金額がほぼはっきりしているはずですから、
概算で会計報告を作成しておき、
忘年会終了後、細かい数字を合わせると良いです。
社内メールの宛名の例
ちなみに、社内に対して一斉メールを送信する際、
宛名はどんな風にすると良いのかというと、
- 各位
- 皆様
という言葉を使うのが無難です。
会社全体に贈るのであれば、「各位」「皆様」だけでも良いですし、
会社の中の特定の部署であれば、
- ○○部各位
- ○○部の皆様
といった感じで限定すると良いです。
証拠となるレシート（領収書）も忘れずに
忘年会の会計報告では、
実際に支出金額がいくらだったのかをはっきりさせるために、
領収書またはレシートを添付するようにしましょう。
今ならスマホで簡単に画像撮影ができるので、
PDFにしてメールに添付したりするのが良いです。
会計報告メール例文テンプレート
件名：
【会計報告】○月○日忘年会□□部
内容：
皆様、お疲れ様です。
先日はご多忙中のところ忘年会にご出席いただきまして誠にありがとうございました。
当日は至らぬところが多々ありましたが、何卒ご容赦願います。
下記のとおり会計報告をさていただきます。
＜収入の部＞
○○○○円×△△名＝□□□□□円※課長以上
○○○○円×△△名＝□□□□□円※課長未満
○○○○円×△△名＝□□□□□円※女性
ご厚志 □□□□□円
合計 □□□□□円
＜支出の部＞
居酒屋 ×××
飲食費 ○○○○円×△△名＝□□□□□円
景品代 □□□□□円
備品等 □□□□円
割引特典 ○○○○円
合計 □□□□□円
＜残金＞
○○○円
次回の飲み会に繰り越し
まとめ：忘年会協力者への御礼も忘れずに
忘年会の会計報告は、早ければ早いほうが良いです。
忘年会翌日が通常の営業日であれば、
できれば忘年会の翌日には報告したいところなので、
忘年会当日にある程度の準備ができているのが理想です。
規模の大きな忘年会になればなるほど、
１人の幹事では務まらず、２人、３人と幹事がいたり、
もしくは幹事をサポートしてくれる人がいるものです。
忘年会の会計報告では、
そういった協力してくれた人たちにも、
改めて感謝をすると良いでしょう。
忘年会にお集まりくださった皆様
このたびはお忙しいなか、忘年会にご参加いただき誠にありがとうございました。
皆様のご協力で無事忘年会を終えることができました。
当日は、行き届かない点が多々ありましたこと、申し訳ありませんでした。ご容赦いただければ幸いです。
忘年会の準備をサポートしていただいた○○さん、
忘年会当日の司会進行を務めてた抱いた○○さん、
忘年会の会計業務＆報告のとりまとめをサポートしてくださった△△さん
この場を借りてお礼申し上げます。
